Wat is een ATS-systeem en hoe verbetert een ATS het recruitment proces?

Je ziet het vast wel eens langskomen, dat iemand die je kent een ATS-systeem gebruikt of erdoor is afgewezen, maar wat is het en waarom gebruiken ze het in recruitment? Hier geven we antwoord op in deze blog.

ATS-systemen, ook wel Applicant tracking system genoemd, zijn recruitment software waarmee recruiters het wervingsproces optimaliseren. Een ATS is goed voor het automatiseren van taken als het ontvangen en screenen van nieuwe kandidaten, het plannen van interviews en het bewaren van kandidaatgegevens.

Wat is het verschil tussen een ATS en CRM?

Op het eerste gezicht lijken een ATS en CRM (Customer Relationship Management) op elkaar, maar er zijn belangrijke verschillen. Een ATS is gericht op het wervings- en selectieproces, terwijl een CRM gericht is op het beheren van klantrelaties.

Een ATS kan wel functionaliteiten bevatten die een CRM ook heeft, zoals contactgegevens opslaan en het beheren van communicatie. In het geval van een ATS gaat het dan dus om kandidaten en niet klanten.

Verschillende benamingen voor een ATS

Een ATS kan verschillende namen hebben, waaronder:

• Recruitment Management System (RMS)
• Talent Acquisition software (TAS)
• Werving & Selectie software
• Sollicitantenvolgsysteem
• Kandidaatvolgsysteem

De meest gebruikte naam is wel Applicant tracking system (ATS).

Waarom kiezen bedrijven voor een ATS?

De arbeidsmarkt kampt momenteel met enorme concurrentie. Als organisatie is het essentieel om efficiënt en effectief te opereren in het wervings- en selectieproces. Met alleen handmatige processen en spreadsheets kom je er niet. Een ATS kan hier de oplossing zijn.

Er zijn een aantal factoren die de noodzaak benadrukken:

De war for talent: De arbeidsmarkt is krap. Vooral geschikte kandidaten vinden is lastig. Bedrijven concurreren om de meest geschikte kandidaten, en handmatige processen zijn simpelweg niet snel efficiënt genoeg om te kunnen concurreren.

Consistentie en efficiëntie: Het handmatig beoordelen van kandidaten is vaak inconsistent. Een ATS stroomlijnt het proces, zorgt voor meer consistentie en automatiseert taken, daardoor kunnen recruiters zich focussen op wat belangrijk is: het voeren van gesprekken met de beste kandidaten.

Data-gedreven beslissingen: Je creëert database met data over je processen, sollicitaties en kandidaten. Met deze info kun je beslissingen nemen op basis van data en daarmee je strategie optimaliseren.

Compliance: Een ATS helpt je bij het voldoen aan de steeds strengere wet- en regelgeving.

Je schept ook een positieve candidate experience, waardoor potentiële kandidaten sneller behandeld worden

Een ATS helpt je bij het creëren van een positieve candidate experience, door:

• Snellere feedback: Met een ATS krijg jij, als opdrachtgever, informatie over het wervingsproces. Door die feedback kun je verbeterpunten identificeren en implementeren.
• Transparantie: Als je het systeem goed inricht, zorg je ervoor dat iedere kandidaat dezelfde kansen heeft.
• Efficiënte communicatie: Met een ATS kun je het sturen van berichten naar kandidaten automatiseren. Op deze manier communiceer je duidelijk over de status van de sollicitatie en kun je eventueel naar meer info vragen, mocht dat nodig zijn.
• Gemakkelijkere sollicitaties: de interface van een ATS is gebruiksvriendelijker, door duidelijkere instructies en lage toegangsdrempels.

In de tijd van nu is het extra belangrijk om een positieve ervaring voor sollicitanten te creëren rondom jou als bedrijf.

De twee belangrijkste doelen van een ATS

1. Het juiste talent vinden

Een ATS helpt je bij het vinden van de juiste kandidaten door vacature matching, talent pools en social media recruitment.

• Het systeem kan sollicitanten matchen aan de juiste vacatures op basis van keyword, vaardigheden en ervaring. Daarnaast kan een ATS ook vacatures aanmaken.
• Het systeem creëert potentieel talent verzamelen voor toekomstige vacatures.
• Als je het systeem een koppeling geeft met social media platformen, kan het daar kandidaten uitnodigen.

2. Het wervingsproces optimaliseren en managen

Met deze recruitment software kun je doen aan workflow management, communicatiebeheer en rapportages.

• Je kan de workflows van het wervingsproces beheren, van het vacatures aanmaken tot aan de onboarding van nieuwe medewerkers.
• Je kan communiceren met kandidaten, recruiters en hiring managers.
• Je kan rapportages genereren over het wervingsproces, zodat recruiters data-gedreven beslissingen kunnen nemen.

Voordelen van een ATS-Systeem

Met een ATS kun je onder andere tijd besparen, maar er zijn nog meer voordelen voor jou als werkgever:

• Hogere kwaliteit van aangenomen personeel, door het vinden van kandidaten die beter passen bij de functie en de organisatie.
• Geavanceerde zoekfunctionaliteiten waarmee je beste kandidaten sneller kan vinden.
• Integraties met andere systemen, zoals salarissystemen en performance managementsystemen.

Wat is een ATS-koppeling?

Een integratie tussen het recruitment systeem en een ander systeem, zoals een website, CRM-systeem of jobboard. Deze integratie wisselt data tussen twee systemen uit.

Zo’n koppeling kan je gebruiken om:

• Sollicitaties die via je via de website ontvangt automatisch importeren in het ATS.
• Synchronisatie van gegevens met je CRM
• Automatisch publiceren van vacatures op jobboards.

Verschillende ATS-systemen hebben andere functionaliteiten.

Valkuilen bij het gebruik van een ATS-Systeem

Als je een ATS goed wilt gebruiken moet je wel opletten om het effectief te gebruiken.

Zorg dat je jouw recruiters goed traint om het systeem te gebruiken. Het is ook belangrijk om de data accuraat en up-to-date te houden. Focus je niet te veel op keywords die in een sollicitatie staan, maar kijk ook naar de soft skills. Vergeet ook zeker de kandidaat niet centraal te stellen, deze systemen verwerken gegevens soms niet altijd even goed, een menselijk oog is dus belangrijk.

Hoe kun je als werkgever het beste Applicant Tracking Systeem uitkiezen?

Er is een brede markt met verschillende systemen, dus het is belangrijk dat je voor de juiste ATS kiest.

Let op de volgende factoren:

• De grootte en de behoeften van jouw organisatie.
• Je budget.
• De functies die je nodig denkt te hebben.
• Hoe gebruiksvriendelijk het systeem is.
• Integratiemogelijkheden met andere systemen.
• De reputatie van de softwarebouwer

Vraag demo’s aan en vergelijk verschillende systemen voordat je een beslissing neemt.

Onderzoek de mogelijkheden van een ATS voor jouw organisatie, laat Farrow je helpen

Zit je eraan te denken om een ATS te implementeren in jouw organisatie? Farrow kan je helpen. Wij zijn experts op het gebied van recruitment en kunnen je volledig ontzorgen op via een partnerschap. Benieuwd naar de mogelijkheden neem contact op of lees meer over onze dienstverlening.

Met Farrow als partner ben je verzekerd van een succesvolle implementatie van jouw ATS-systeem.